Au cours des dernières décennies, le secteur de l'événementiel a connu une croissance considérable, en particulier chez les jeunes. De plus en plus de personnes sont prêtes à travailler dans le secteur de l'événementiel, des prodiges créatifs issus de différents domaines y font valoir leur talent... et le monde fait la fête comme jamais auparavant !
Cela dit, certains éléments clés du secteur événementiel échappent souvent aux gens, et les termes "planification d'événements" et "gestion d'événements" sont souvent utilisés de manière interchangeable. Bien que ces deux domaines soient liés, ils sont en fait très différents en termes de travail, de clients et de capacités.
Sans plus attendre, nous allons nous pencher sur les différences entre l'organisation d'événements et la gestion d'événements, afin que vous soyez sûr d'engager le bon type de professionnel pour votre grand événement !
Planification d'événements
Si le nom n'est pas assez explicite, la "planification d'événements" concerne uniquement la partie planification de l'événement. Cela ne veut pas dire que les planificateurs d'événements n'ont aucun rôle à jouer dans l'exécution de l'événement, mais simplement que la fonction de planification est au cœur de leur travail.
Tout événement, qu'il s'agisse d'une petite fête de mariage ou d'un grand concert, commence par une sorte de plan. Cette planification initiale consiste à finaliser le thème général, la date de l'événement, le budget, etc. La planification d'un événement se poursuit même après la fin de l'événement - parfois, pendant des semaines après la fin de l'événement !
Voici quelques-unes des responsabilités générales en matière d'organisation d'événements* :
- Finaliser le thème général de l'événement
- Estimation d'un budget
- Choisir le lieu adéquat en fonction du budget et du thème
- Négociation avec les propriétaires des lieux
- Recherche de fournisseurs externes pour l'exécution
- Décider du menu
- Choisir le traiteur idéal
- Organiser la venue d'orateurs invités
- Coordonner toutes les formes de transport tout au long de l'événement
*Veuillez noter que la planification est une tâche de grande envergure et que cette liste vise simplement à vous donner une idée de certains des rôles et responsabilités d'un organisateur d'événements - elle n'est pas exhaustive.
Bien entendu, il existe d'autres responsabilités spécifiques en fonction du type d'événement sur lequel les planificateurs travaillent, ce qui fera l'objet d'un article plus approfondi consacré exclusivement à la planification d'événements.
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Gestion des événements
Si l'organisation d'un événement est le cerveau, la gestion d'un événement est le cerveau. La gestion d'événements permet de s'assurer que l'événement se déroule sans heurts et répond à toutes les attentes qui ont été définies avec le planificateur d'événements. Alors que le planificateur d'événements décide du lieu de l'événement, c'est le gestionnaire d'événements qui le réserve. Les gestionnaires d'événements assurent la coordination avec les fournisseurs extérieurs sur la base des accords conclus par les organisateurs. Il est également chargé de gérer le personnel, de résoudre les problèmes sur place et de gérer l'exécution complète de tous les éléments de l'événement.
Ainsi, lorsqu'il s'agit de faire la différence entre la planification et la gestion d'événements, il faut penser en termes de planification et d'exécution.
Choisir entre les deux : lequel est idéal pour votre événement ?
Il est naturel de faire quelques recherches avant votre événement. Si vous ne connaissez pas bien le secteur de l'événementiel, il peut être difficile de savoir si vous avez besoin d'un organisateur ou d'un gestionnaire d'événements.
Mais ne vous inquiétez pas, c'est pour cela que vous êtes ici ! Je suis là pour vous aider à décomposer les deux et à déterminer ce qui convient le mieux à votre événement.
Les deux sections ci-dessus montrent que les planificateurs d'événements s'occupent principalement de la planification et qu'ils ne sont pas nécessairement ceux qui exécutent les tâches. C'est là qu'intervient le gestionnaire d'événements. Les gestionnaires d'événements sont en quelque sorte les bâtisseurs d'un événement. Ils se chargent de l'exécution physique de l'événement, mais n'ont pas grand-chose à offrir en termes d'aide à la planification de l'événement, comme le choix d'un thème.
En bref, les gestionnaires d'événements sont le choix idéal pour les événements qui ne nécessitent que peu ou pas de planification, mais dont l'exécution est importante. En revanche, si vous êtes découragé par la planification de votre événement ou si vous souhaitez organiser quelque chose d'unique, les planificateurs d'événements sont les personnes les mieux placées pour ce travail.
Vous pouvez également choisir les deux si vous avez besoin d'aide pour la planification et la gestion. Bien sûr, cela représente un investissement plus important, mais si vous souhaitez vraiment que votre événement soit parfait, le fait d'avoir à la fois un planificateur et un gestionnaire vous permettra d'y parvenir !