L'organisation de réunions et d'événements dans un monde touché par le COVID-19 a nécessité des ajustements majeurs, en particulier pour les planificateurs et les sites. Ces derniers doivent se concentrer sur les domaines suivants : protocoles de santé et de sécurité, solutions techniques et, surtout, manipulation sûre des aliments et des boissons.
Dans ce billet, nous allons nous pencher sur la question de la sécurité des réunions et des événements. Nous verrons comment les organisateurs peuvent doter les lieux de réunion des outils et des ressources nécessaires pour que les réunions et les événements se déroulent dans la bonne direction.
Avant de commencer, il est important de noter que les hôtels et les lieux de réunion doivent se tenir au courant de toutes les directives locales, nationales et fédérales afin de s'assurer que tous les protocoles sont respectés et que les réunions se déroulent en toute sécurité. Nous comprenons que le COVID 19 suscite beaucoup d'incertitude, et la santé de votre équipe et des participants doit toujours être une priorité.
Créer un plan et le communiquer à toutes les parties prenantes
Créez un plan de communication de crise qui garantira à vos partenaires et aux participants que vous prenez COVID 19 au sérieux et que vous leur indiquez comment vous suivrez toutes les lignes directrices.
Le meilleur endroit pour créer et partager vos plan d'action se trouve sur la page web de votre événement. Les premières parties prenantes avec lesquelles vous communiquerez sont les participants. Créez et partagez un plan transparent qui décrit ce à quoi ils peuvent s'attendre et répond aux questions qu'ils peuvent se poser sur la participation à votre événement. Créez un plan de communication interne qui détaille le plan d'action et le processus.
Tenir un registre à jour
Un autre moyen de faire savoir à vos participants, partenaires et intervenants que vous prenez COVID-19 au sérieux est de tenir un journal actualisé. Vous pouvez également inclure la recherche de contacts dans votre journal de mise à jour. Vous pouvez tenir un journal actualisé sur le site web de votre événement :
- Ajoutez l'heure et la date à vos mises à jour pour montrer que vous suivez activement la situation.
- Partager les informations locales fournies par les autorités sanitaires locales.
- Partager les dernières mises à jour des plans prêts.
- Orientez votre public vers d'autres mises à jour.
Informer les participants de manière proactive
La tenue d'un journal actualisé sur le site web de votre événement permettra de fournir des réponses aux participants, aux intervenants et aux partenaires qui recherchent plus d'informations sur vos événements. Prévoyez d'envoyer des mises à jour régulières par courrier électronique, notifications sociales et push. Les mises à jour peuvent même inclure le changement dans l'exécution de l'événement.
Peu de bonnes pratiques :
- Partager la dernière mise à jour du statut
- Réaffirmez que votre plan est prêt
- Orientez votre public
- Mise à jour partout
Passer à un événement virtuel
Si l'expérience en personne est un élément irremplaçable des événements, s'il s'agit de choisir entre une partie de l'événement virtuelle ou pas d'événement du tout, la plupart des organisateurs choisissent de mettre les choses en ligne. Cette année, l'industrie a pris ce virage en quelques semaines, après le début d'une pandémie. Événements virtuels à Montréal sont devenues de plus en plus innovantes, expérientielles, dynamiques et immersives au cours de l'année écoulée. Choisir la bonne plateforme, créer le bon contenu, intégrer des technologies de pointe et des intégrations API, déployer des segments spontanés et inclure des livraisons à domicile sont autant de moyens de captiver et d'engager dans l'espace virtuel.
Créer un événement hybride
De nombreux secteurs passent d'événements physiques à des événements hybrides/virtuels. Ces événements hybrides réunissent le virtuel et le physique dans un nouveau format qui permet aux organisateurs d'événements de revenir en toute sécurité à des expériences en direct tout en profitant des avantages de l'espace numérique. Le sentiment général dans l'industrie est que les événements hybrides joueront un rôle important à l'avenir, ce qui explique pourquoi de nombreux clients de Fortune 500 s'orientent vers le modèle d'événement hybride.
Exploitez votre présence numérique
Nous demandons aux spécialistes du marketing événementiel de créer une stratégie influente pour tous vos participants. La stratégie de votre événement virtuel et hybride sur les médias sociaux peut attirer plus de public et vous aider à remplir les poches de votre organisation avec plus de participants et d'adeptes. Il est donc plus facile d'exploiter votre présence par le biais d'un média numérique, ce qui permet d'organiser un événement réussi. L'engagement des influenceurs est également essentiel pour augmenter la participation à l'événement.
Conclusion
Il est indéniable que COVID-19 pose un sérieux défi au monde de l'événementiel. Des pertes de revenus ont été enregistrées et d'autres le seront dans les mois à venir. Pourtant, quelques noms de l'industrie profitent de la situation grâce à leurs compétences créatives et à la mise à jour des exigences du marché.
Mais voilà, dans nos conversations avec les professionnels de l'événementiel, même parmi ceux qui ont dû virtualiser, reporter ou annuler leurs événements, il y a toujours une croyance inébranlable dans le pouvoir de l'événementiel pour construire les communautés et servir de canal précieux pour stimuler les résultats de l'entreprise.
Le secteur de l'événementiel est dans l'impasse. Ils sont en train de renverser la situation en assurant le succès des événements par le biais des canaux virtuels. Événement est l'un des plus grands acteurs du secteur de l'événementiel, qui organise actuellement de nombreux événements virtuels et hybrides couronnés de succès. Eventure répondra à vos besoins et vous aidera à transformer votre rêve en réalité.